İş Suistimalleri

Dr. Joseph T. Wells, 1988 yılında Suistimal olaylarını ve bayaz yakalıların suçlarını azaltmak ve bunların tespiti ve önlenmesinde üyelere destek olmak amacıyla, ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) yi kurmuştur. Ardından, İş suistimalinin maliyeti, suistimal yöntemleri, suistimalciler ve mağdurlar üzerine yenilikçi bir araştırmayı yönetmiştir. CFE'ler (Certified Fraud Examiners - Sertifikalı Hile Denetçisi) tarafından aktarılan bilgilerle oluşturulan ve 2016 yılı için yayınlanan Uluslara Rapor'un ilgi çeken başlıklarını sizlerle paylaşmak isterim:

* Tipik bir şirket her yıl gelirinin %5'ini suistimal nedeniyle kaybetmektedir.

* Çalışmada suisimallerden kaynaklanan kayıp tutarı 150 bin $ (medyan) olarak ortaya çıkmıştır. Ayrıca vakaların %23'ünde en az 1 milyon $ kayıp gerçekleşmiştir.

* Çalışmaya konu edilen vakalarda toplam kayıp 6,3 milyar $ olarak raporlanmış ve ortalama kayıp 2,7 milyon $ olmuştur.

* İş Suistimalleri başlıca üçe ayrılabilir: Varlıkların kötüye kullanımı, yolsuzluk ve Mali Tabloların Suistimali. Varlıkların kötüye kullanılması fiili %83 gibi oranla uzak ara en yaygın suistimal türü olmakla birlikte ortalama kayıp tutarı 125 bin $ dir. Buna karşın vakaların %10undan az bir oranında gerçekleşen Mali tablo suistimali, 975 bin $ (medyan) ile en büyük mali kayıba neden olmaktadır. Yolsuzluk (Corruption) suistimalleri ise hem sıklık (vakaların % 35,4'ü) hem de medyan kayıp tutarı (200 bin $) açısından orta sıradadır.

* Gerek görülme sıklığı gerekse kayıp tutarı açısından en yaygın görülen iş suistimal vakaları, fatura sahtekarlığı ve çek yolsuzluklarıdır.

* Bildirilen suistimal vakalarının medyan devam süresi -suistimal başlamasından tespit edilmesine kadar geçen süre- 18 aydır.

* Vakaların %95'inde Suistimali gerçekleştirenlerin bu fiili gizlemek için kendilerince önlemler aldığı tespti edilmiştir. en yaygın yöntemler fiziki dökümanları değiştirmek ve yeni (sahte) dökümanlar üretmektir.

* En yaygın ve tutarlı tespit yöntemi ihbarlardır. Tüm vakaların %39'u ihbar (tip) üzerine tespit edilmiştir. Suistimallerin gelen ihbarlar yoluyla tespit sayısı İhbar hattı bulunan şirketlerde (%47) ihbar hattı bulunmayan şirketlere (%28) göre neredeyse iki katıdır.

* İhbar hattı olan şirketlerde ihbar üzerine suistimal tespit olasılığı daha fazla olmuştur (%39,5). Ancak e-posta (% 34,1) ve web tabanlı veya çevrim içi form doldurulması (% 23,5) yöntemiyle yapılan ihbarlarbirlikte değerlendrildiğinde telefonla yapılan ihbarlardan daha yüksek bir orana sahiptir.

* Mubirler Suistimali direkt olarak Denetim ekibine/Denetçiye (vakaların %20,6'sı) veya şirket üst yönetimine (vakaların %18'i) raporlamaktadır.

* Bildirilen vakaların üçte ikisi özel sektör ve kamu kuruluşlarında gerçekleşmiştir. Bu kar amaçlı kuruluşlarıda medyan finansal kayıplar sırasıyla 180.000 $ ve 178.000 $ olarak gerçekleşmiştir.

* Genellikle küçük işletmeler (100 den az çalışanı olan şirketler) İş Suistimali nedeniyle uğradığı medyan kayıplar büyük şirketler (10.000 den fazla çalışanı olan) ile aynı olmuştur. Ancak bu finansal kayıpların küçük şirketler üzerindeki etkisi çok daha büyüktür. Yine farklı büyüklükteki organizasyonlardaki İş Suistimalleri de farklı olmaktadır. Belgelerde oynama yapılması, karın bir kısmının yok edilmesi, bordro yolsuzlukları veya nakit çalınması gibi bazı suistimal türleri küçük organizasyonlarda büyük organizasyonlardakinden iki kat daha yaygındır.

*Araştırmada bildirilen vakaların adet olarak çoğu bankacılık ve mali hizmetlerden, devlet ve kamu idaresinden ve üretim sektöründen gelirken; madencilik ve toptan ticaret yapılan firmalarda en az bir vaka olmasına rağmen bu endüstriler sırasıyla 500 bin $ ve 450 bin $ medyan zarar bildirilmiştir.

* Daha önceki çalışmalarımızda da olduğu gibi, vakaya konu şirketlerin yaklaşık %82'sinde mali tabloların denetimi (bağımsız denetim) vardır. Benzer olarak, işletmelerin %81'inde etik kodlar da uygulanmaktaydı.

* Suistimalleri önleme tedbirleri, küçük organizasyonlarda büyük şirketlere kıyaslandığında göreceli olarak daha azdır. İş Suistimallerini önleme ve tespit etmedeki bu boşluk, sınırlı kaynaklara sahip küçük işletmeler üzerinde yıkıcı etki yaratabilir.

* Suistimalleri Önleme tedbirlerinin varlığı ile daha düşük Suistimal kayıpları ve suistimallerin hızlı tespiti arasında bir korelasyon bulunduğu tespit edilmiştir. Denetim ve iç kontrol mekanizması düşük şirketlerle, Suistimalleri önleme tedbirleri uygulayan şirketler karşılaştırıldığında suistimal kayıplarının %14-%54 daha düşük olduğu ve suistimallerin %33 -%50 daha hızlı tespit edildiği görüldü.

* Genellikle Suistimalcinin yetki düzeyi arttıkça suistimalden kaynaklanan kayıp ta artmaktadır. Üst Yöneticilerin işlediği suistimaller medyan kayıp 703 bin $ iken, Yönetici düzeyinde 173 bin $ ve çalışan düzeyinde 65 bin $ olmuştur. Görüldüğü üzere Üst Yöneticiler tarafından yapılan Suistimaller Çalışan düzeyindeki suistimallere oranlara 11 kat daha büyüktür.

* Şirkette bulunan bölümler itibariyle suistimal vakalarının gerçekleşme oranlarına bakıldığında en yüksek oranın Muhasebe Bölümü olduğu görülmektedir. (%16,6) Vakaların dörtte üçünden fazlası aşağıdaki yedi temel departman tarafından işlenmiştir. Muhasebe, Operasyon, Satış, Üst Yönetim, Müşteri Hizmetleri, Satınalma ve Finans.

* Çalışanlar kendi aralarında işbirliği kurarak bağımsız kontrollerden kaçabilir ve bu sayede daha yüksek miktarda kayba yol açabilirler. Tek bir kişi tarafından işlenen bir suistimal suçunda medyan kayıp tutarı 85 bin $ iken, suistimale karışanların sayısı arttıkça kayıp oranı da önemli düzeyde artmıştır. Medyan kayıp tutarı iki suistimalci olan vakalarda 150 bin $, Üç suistimalci için 220 bin $ ve dört suistimalci için 294 bin $ ve beş veya daha fazla suistimalci için 633 bin $ olduğu görülmüştür.

* İncelenen çalışmaların % 78inde suç işlendiğine dair en az bir uyarı işareti (kırmızı bayrak) sergilenmiştir. en yaygın işaretler; Mali zorluklar, bir satıcı veya müşteri ile olağan dışı yakın ilişki, aşırı kontrol sorunu, vicdani olmayan bir davranışı içeren genel bir kurnaz tutum, yakın zamanda bir boşanma veya ailevi problem yaşanması olarak sıralanabilir.

Sonuç ve Öneriler

1. İş suistimali dünyanın her yerinde işletmeler için genel bir sorundur.

2. Suistimal ne kadar uzun süre devam ederse o kadar fazla mali zarar sebep olur. İtiraflar, kolluk kuvvetlerinden gelen bildirimler, dış denetimler ve tesadüfi tespitler gibi pasif tespit yöntemleri, suistimalin yönetim tarafından farkedilmesini geciktirerek kaybı arttırabilir. Dolayısıyla; İhbar hatları, yönetim kontrol prosedürleri, iç denetimler ve çalışan izleme mekanizmaları gibi proaktif önlemler, suistimallerin erken tespiti ve kayıpların sınırlanmasında büyük önem taşımaktadır.

3. Küçük işletmelerin boyutlarına oranla suistimalden daha fazla etkilenmesi ve suistimalle mücadele kontrolleriyle yeterince korunmaması, onları bu tehdide karşı daha savunmasız bırakmaktadır. Çoğu küçük şirketin suistimali önleme ve tespit etme amaçlı önlemlere ayırabileceği kaynakalr sınırlı olsa da suistimalle mücadele politikası, yönetim kontrol prosedürü ve personel eğitimleri gibi düşük maliyetli kontrol yöntemlerinin hayata geçirilmesiyle bu kuruluşları suistimalden korumak için maliyet etkin bir yatırım sağlanabilir.

4. Dış Denetimler her ne kadar çok sayıda şirket tarafından uygulansa da İş Suistimaline karşı verilen savaşta en az etkili kontrollerdendir. Bildirilen vakaların Ana tespit yöntemi Dış Denetim olan vaka sayısı sadece %3 olup, tesadüfen oratya çıkan vaka oranından (%7) bile düşüktür.

5. Çoğu kuruluş en etkili suistimalle mücadele kontrollerini göz ardı etmektedir. Örneğin, çalışmada mağdur kuruluşların sadece %35’inin proaktif veri izleme ve analizi uyguladığı ortaya çıkmıştır; oysa bu kontrolün varlığı suistimal maliyetinin %60 daha az ve devam süresinin %50 daha kısa olmasını sağlamıştır. Dolayısıyla, yönetimler suistimalle mücadele kontrollerine nasıl maddi yatırım yapacağına karar verirken belirli kontrol faaliyetlerinin gözlenmiş etkisini ve bu kontrollerin olası yakalanma algısını nasıl arttıracağını dikkate almalıdır.

6. İş suistimali faillerinin çoğu ilk kez suç işlemiştir. Çoğu suistimalci yıllarca çalıştığı işyerinde çalmaya başlar. Dolayısıyla, çalışanların sürekli takibi ve suistimal risk faktörleri ile uyarı işaretlerinin anlaşılması, istijhdam öncesi özgeçmiş incelemelerine kıyasla suistimali tespit etmede daha etkilidir.

7. Çoğu Suistimalci, gelirinin üzerinde yaşam tarzı evya satıcılarla ya da müşterilerle aşırı samimi ilişkiler kurmak gibi, suçlarına dair uyarı işareti sayılabilecek davranışlar (kırmızı bayrak) sergileyebilir. Vakaların %92'sinde suistimal tespit edilmeden önce en az bir ortak davranışsal kırmızı bayrak görülmüştür. Yöneticiler, çalışanlar, denetçiler ve ilgili herkes, diğer etkenlerle birleşince suistimale işaret edebilecek bu uyarı işaretlerini ayırt etmek konusunda eğitilmelidir.

#işsuistimali #suistimal #yolsuzluk #corruption #fraud #hile #denetim #içdenetim #içkontrol #dışdenetim